Fragen zu deiner Cloud-Telefonanlage

PBXfactory ist ein Onlineshop für gehostete Cloud-Telefonanlagen, betrieben von TheVoĉo. Du wählst eine Telefonanlage, gibst ihr einen Namen, wählst eine Region und eine Webadresse, legst fest, wie viele Seats du brauchst, und bezahlst per Karte. Deine PBX läuft in unserer eigenen Cloud: Der Hersteller — heute Yeastar, weitere folgen — entwickelt die PBX-Software, und wir hosten sie, halten sie am Laufen und aktuell, kümmern uns um die Lizenz und rechnen pro Seat mit dir ab. Deine PBX ist meist in unter einer Minute bereit, und dein Abo verwaltest du im PBXfactory-Portal.

Klick irgendwo auf der Website auf Deine PBX starten. Bist du noch nicht angemeldet, gibst du deine E-Mail-Adresse ein und tippst den sechsstelligen Code ein, den wir dir schicken (oder öffnest den Link in der E-Mail). Ein Passwort gibt es nie — und bist du neu, erstellt derselbe Code dein Konto. Beim ersten Mal fragen wir nach deinem Namen und dem Namen deines Unternehmens und bringen dich dann direkt zur Einrichtung.

Die Einrichtung ist eine einzige Seite: der Plan, ein Name für deine PBX, die Region, in der sie läuft, ihre Webadresse (ob sie frei ist, prüfen wir schon beim Tippen), die Anzahl der Seats (mindestens 2 bei Yeastar P-Series), monatliche oder jährliche Abrechnung und deine Rechnungsdaten — der rechtliche Name deines Unternehmens, Adresse, Land und, falls vorhanden, deine USt-IdNr. Weiter zur sicheren Zahlung (Stripe) bringt dich dann zum Checkout von Stripe, wo die MwSt. für dein Land hinzukommt (oder mit gültiger EU-USt-IdNr. das Reverse-Charge-Verfahren gilt). Die erste PBX deines Unternehmens startet (bis zu 10 Seats) mit 3 Tagen kostenlosem Test: Deine Karte wird hinterlegt, und die erste Abbuchung erfolgt erst, wenn die Testphase endet.

Es wurde nichts berechnet. Der Name deiner PBX ist reserviert und erscheint in deiner Portal-Übersicht als Bestellung nicht abgeschlossen, mit einem Button Bestellung abschließen, der dich zurück zum sicheren Checkout bringt. Dort kannst du die Bestellung auch stornieren — dann wird die Webadresse wieder frei. Lässt du sie einfach liegen, werden nicht abgeschlossene Bestellungen nach einigen Stunden automatisch verworfen — es gibt nichts aufzuräumen.

Nach der Zahlung landest du auf Deine PBX wird eingerichtet. Dort siehst du jeden Schritt live — Zahlung bestätigt, Einrichtung, bereit. Das dauert meist unter einer Minute. Hast du den Tab geschlossen, zeigt deine Übersicht die PBX als „wird eingerichtet“ an, mit einem Link Fortschritt ansehen zurück auf dieselbe Seite.

Sobald sie bereit ist, geht die Aktivierungs-E-Mail an die Person, die bestellt hat. Der Aktivierungslink darin macht dich zum Administrator der PBX. Die Seite der PBX in deinem Portal zeigt denselben Link, und Owner und Admins können die Aktivierungs-E-Mail dort erneut senden. Ab dann richtest du deine Telefonanlage — Nebenstellen, IVR, Warteschleifen, Trunks — im eigenen Admin-Panel der PBX unter deiner Webadresse ein; das PBXfactory-Portal kümmert sich um das Abo drumherum. Die Einrichtung der PBX übernimmst du selbst (mit den Anleitungen des Herstellers) oder wir mit einem Support-Paket. Nach 15 Minuten noch keine E-Mail da? Schau in den Spam-Ordner, nutze den Link auf der Seite der PBX oder eröffne ein Ticket unter Support in deinem Portal — dich in deine PBX zu bringen, ist immer inklusive.

Ein Seat ist ein Benutzer: eine Nebenstelle mit eigener Nummer, Voicemail und Login für die PBX-Apps (bei Yeastar Linkus). Bestell einen Seat für jede Person, die ein Telefon braucht. Deine Seats legen auch fest, wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können.

Um Seats zu ändern, öffne die PBX in deinem Portal und nutze das Feld Seats. Kosten anzeigen zeigt dir, was die Änderung kostet, bevor du bestätigst. Zusätzliche Seats werden sofort für den Rest der laufenden Periode berechnet, und deine PBX wächst innerhalb einer Minute, nachdem die Zahlung durch ist. Weniger Seats werden genauso anteilig verrechnet — die ungenutzte Zeit wird dir mit der nächsten Rechnung gutgeschrieben. Unter das Minimum des Plans kannst du nicht gehen (2 Seats bei Yeastar P-Series). Seats ändern können Owner und Admins.

Der Test ist die echte PBX — deine Webadresse, alle Funktionen des Plans — für 3 Tage. Er gilt für die erste PBX deines Unternehmens und umfasst bis zu 10 Seats; eine größere Bestellung oder eine zweite PBX wird im Checkout berechnet, und eine Test-PBX kann über 10 Seats hinaus wachsen, sobald sie bezahlt ist. Dein Portal zeigt an, wie viele Testtage noch übrig sind. Wenn die Testphase endet, bucht Stripe die erste Periode ab, und deine PBX läuft ohne Unterbrechung weiter. Doch anders entschieden? Öffne die PBX und kündige: Während der Testphase wird sie sofort abgeschaltet, und dir wird nie etwas berechnet.

Unter Team in deinem Portal lädst du Personen per E-Mail ein und wählst eine Rolle. Owner dürfen alles, auch das Team verwalten — jedes Unternehmen hat immer mindestens einen Owner. Admins können PBXs bestellen, Seats ändern und PBXs kündigen, Rechnungsdaten ändern und Personen einladen. Mitglieder sehen alles, ändern aber nichts — praktisch für deinen Telefontechniker. Eingeladene melden sich wie du ohne Passwort an, und die Einladung erstellt ihr Konto, falls sie neu sind. Eine Einladung gilt 7 Tage und lässt sich zurückziehen, bis sie angenommen ist.

Du füllst sie aus, wenn du deine erste PBX bestellst, und kannst sie jederzeit unter Konto & Abrechnung in deinem Portal ändern. Dort können Owner und Admins das Unternehmen umbenennen — der Name, der im ganzen Portal und auf Einladungen erscheint — und die Rechnungsdaten bearbeiten: rechtlicher Firmenname, Rechnungskontakt und -E-Mail, Adresse, Land und USt-IdNr.

Eine EU-USt-IdNr. muss mit der Länderkennung deines Rechnungslands beginnen — zum Beispiel DE für Deutschland oder CY für Zypern; tippst du nur die Nummer ein, ergänzen wir die Kennung für dich. Beim Speichern prüfen wir die USt-IdNr. gegen das EU-Register (VIES) und zeigen dir das Ergebnis sofort an: bestätigt (mit dem eingetragenen Firmennamen), nicht erkannt oder ausstehend, wenn das Register deines Landes nicht geantwortet hat — ausstehende Prüfungen wiederholen wir automatisch. Mit einer bestätigten EU-USt-IdNr. gilt auf deinen Rechnungen das Reverse-Charge-Verfahren, statt dass MwSt. hinzukommt. Änderungen, die du hier vornimmst, gelten auch für deine nächsten Rechnungen; Teammitglieder sehen die Seite, können sie aber nicht ändern.

Jede Rechnung findest du unter Rechnungen in deinem Portal, zum Ansehen oder Herunterladen. Ist eine Rechnung noch offen, siehst du dort und unter Konto & Abrechnung einen Button Jetzt bezahlen daneben. Um die Karte zu ändern, mit der du zahlst, nutze Zahlungsmethode ändern unter Konto & Abrechnung — das öffnet das sichere Kartenformular von Stripe und bringt dich direkt zurück. Deine Kartennummer sehen wir nie.

Deine PBX läuft weiter. Stripe versucht die Zahlung in den folgenden Tagen erneut, wir schicken dir eine E-Mail, und du hast 7 Tage Zeit, das zu klären: Bezahl die offene Rechnung unter Rechnungen oder aktualisiere deine Karte unter Konto & Abrechnung. Ist die Rechnung nach 7 Tagen immer noch offen, wird deine PBX pausiert — Anrufe gehen nicht mehr, aber deine Einstellungen und Daten bleiben erhalten. Sobald die Rechnung bezahlt ist, startet alles automatisch wieder.

Öffne die PBX in deinem Portal — unten auf ihrer Seite findest du Diese PBX kündigen. Während der Testphase wirkt die Kündigung sofort: Die PBX wird abgeschaltet, und dir wird nie etwas berechnet. Bei einem bezahlten Plan wirkt sie zum Ende der bezahlten Periode: Deine PBX läuft bis dahin weiter, das Datum steht auf der Seite, und bis dahin kannst du die Kündigung jederzeit rückgängig machen. Es gibt keine Kündigungsfrist und keine Erstattung für die laufende Periode. Nachdem eine bezahlte PBX abgeschaltet ist, bewahren wir ihre Konfiguration noch 30 Tage auf, falls du es dir anders überlegst, und löschen sie dann.

Crane ist das Werkzeug in deinem Portal, das die Konfiguration einer PBX von einem System auf ein anderes umzieht. Heute nimmt es ein 3CX-Backup und baut es auf deiner Yeastar-PBX hier nach — weitere Quellen und Ziele folgen. Lade das Backup-ZIP hoch, das du aus der 3CX-Verwaltungskonsole exportierst (die Datei bleibt in deinem Browser, bis du sie analysierst oder konvertierst), und Crane zeigt dir, was es gefunden hat: Nebenstellen, SIP-Trunks, IVRs, Rufgruppen, Warteschleifen, eingehende und ausgehende Regeln, Kontakte. Wähl ab, was du nicht brauchst, such die PBX in deinem Konto aus, die alles erhalten soll, und gib ihre API-Zugangsdaten ein (die erstellst du auf der PBX unter Integrationen → API). Crane legt dann alles Ausgewählte direkt auf deiner PBX an und gibt dir einen Bericht, was geklappt hat und was nicht. Deine API-Zugangsdaten werden nur für diesen einen Durchlauf verwendet und nie gespeichert — dein Backup ebenso wenig. Der Ratgeber zur 3CX-Migration führt dich durch den ganzen Umzug.

Bei jeder PBX inklusive ist alles, was nötig ist, damit sie läuft: deine PBX läuft und ist erreichbar; die Einrichtung und bei Bedarf ein Neuaufbau; Plattform- und Firmware-Updates; deine Aktivierungs-E-Mail und dein Admin-Zugang; Seats, Abo, Abrechnung und Rechnungen; dein Portal und dein Konto; Ausfälle und Störungen auf unserer Seite. Eröffne ein Ticket unter Support in deinem Portal, und wir antworten innerhalb eines Werktags (schreib nur dann an [email protected], wenn du dich nicht anmelden kannst).

Nicht inklusive ist Hilfe innerhalb der PBX: ihre Konfiguration (Nebenstellen, Trunks und SIP-Provider, IVR, Warteschleifen, Anrufrouting, Voicemail, Aufzeichnungsregeln); Tischtelefone, Apps und die Einrichtung von Geräten; Rufnummernportierung; dein Netzwerk, deine Firewall und die Gesprächsqualität; Erklärungen zu den Einstellungen im Admin-Panel der PBX; Nacharbeiten nach einem Umzug von 3CX; Schulungen. Dafür gibt es die Anleitungen des Herstellers (die von Yeastar, heute) und seine Community, deinen IT-Partner — oder eines unserer Support-Pakete (siehe die nächste Antwort). Den vollständigen Überblick findest du auf der Support-Seite.

Eröffne ein Ticket unter Support in deinem Portal. Jede Person in deinem Team kann Tickets eröffnen und verfolgen; unsere Antworten kommen im Ticket und per E-Mail an, und du antwortest im Portal (Antworten auf die Benachrichtigungs-E-Mail lesen wir nicht). Fragen zum Betrieb deiner PBX, zur Abrechnung und zu deinem Konto sind immer inklusive. Konfigurationsfragen (Nebenstellen, Trunks, Anrufrouting) brauchen ein Support-Paket — der Support-Tab zeigt, was dein Unternehmen hat, wie viele Konfigurations-Tickets mit Support Plus in diesem Monat noch übrig sind, und dort kannst du ein Paket kaufen. Unsere Geschäftszeiten sind Mo–Fr 09:00–17:00 CET, und Fragen zum Betrieb deiner PBX beantworten wir innerhalb eines Werktags.

Ja — wähl aus drei Paketen unter Support in deinem Portal (dort sind auch deine Tickets). Alle gelten zu Geschäftszeiten (Mo–Fr 09:00–17:00 CET):

• Setup Assist (einmalig, pro PBX): eine 2-stündige begleitete Sitzung — SIP-Trunk, erste Nebenstellen, eine einfache IVR oder Rufgruppe, die Linkus-Apps —, nach der deine Anrufe funktionieren. Wir melden uns innerhalb eines Werktags nach dem Kauf per E-Mail, um einen Termin zu vereinbaren.
• Support Plus (monatlich, pro Unternehmen): Antworten auf deine Konfigurationsfragen — bis zu 5 Tickets pro Monat, beantwortet innerhalb eines Werktags.
• Managed PBX (monatlich, pro PBX): Wir nehmen die Konfigurationsänderungen für dich vor (Umzüge, Ergänzungen und Änderungen), mit priorisierter Antwort innerhalb von 4 Geschäftsstunden und einer vierteljährlichen Überprüfung.

Die Preise stehen auf der Support-Seite. Der Betrieb deiner PBX bleibt inklusive, mit oder ohne Paket.

Beim Hersteller. Die Leute, die die PBX-Software entwickeln, halten ihre Dokumentation vollständig und aktuell — für Yeastar P-Series Cloud ist das help.yeastar.com. Alles, was wir hierher kopieren würden, wäre bald veraltet. Diese Seite behandelt, was PBXfactory macht — Bestellung, dein Konto, Seats, Abrechnung, den Test, Kündigung, Aktivierung — und verweist dich für alles innerhalb der PBX an den Hersteller. Fragen zum Betrieb deiner PBX gehören in ein Ticket unter Support in deinem Portal und sind immer inklusive; Hilfe bei der Einrichtung selbst gibt es als Support-Paket.