Jede Telefonanlage für Unternehmen braucht eine PBX — die Vermittlung, die Anrufe zu den richtigen Leuten leitet. Die eigentliche Frage ist, wo sie läuft und wer sich um sie kümmert. Eine Anlage vor Ort (On-Premise) steht in deinem Gebäude (oder auf deinem eigenen Server), und dein Team betreibt sie. Eine Cloud-Telefonanlage steht in einem Rechenzentrum, und ein Anbieter betreibt sie. Die Funktionen können identisch sein — die Arbeit und das Geld sind es nicht.
Die Kurzfassung
| Cloud-PBX | Anlage vor Ort | |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Wenig oder keine | Hardware oder Server, Lizenzen, Installation |
| Laufende Kosten | Pro Nutzer, monatlich oder jährlich | Wartung, Supportverträge, deine eigene Zeit |
| Updates und Sicherheitsfixes | Spielt der Anbieter ein | Spielst du oder dein IT-Partner ein |
| Nutzer hinzufügen | Eine Zahl ändern | Braucht eventuell mehr Lizenzen oder Hardware |
| Homeoffice | Eingebaut | Möglich, aber den Fernzugriff richtest du ein |
| Hängt ab von | Deiner Internetverbindung | Deinem Gebäude, Strom und deiner Hardware |
Kosten: Anschaffung oder Abo
Eine Anlage vor Ort ist ein Kauf: ein Gerät oder ein Server, Softwarelizenzen, oft die Installation durch einen Partner, dazu Telefone. Danach zahlst du für die Wartung und für die Person, die sie am Laufen hält — selbst wenn das „jemand im Büro ist, der das Passwort kennt".
Eine Cloud-Telefonanlage macht daraus ein Abo pro Nutzer. Du kaufst keine Hardware und zahlst nicht für Kapazität, die du vielleicht in fünf Jahren brauchst. Die Kehrseite: Du zahlst jeden Monat, solange du sie nutzt. Wenn du beide über mehrere Jahre vergleichst, nimm die Kosten mit auf, die auf keiner Rechnung stehen — Arbeitszeit, Hardwaretausch, der Supportanruf, wenn am Freitag etwas kaputtgeht.
Wer sie am Laufen hält
Diesen Unterschied unterschätzen viele. Eine PBX ist Software, und Software braucht Updates — neue Funktionen, Bugfixes und vor allem Sicherheitsfixes. Aus dem Internet erreichbare Telefonanlagen sind ein beliebtes Ziel für Gebührenbetrug: Angreifer, die hineinkommen, können auf deine Kosten teure Auslandsgespräche führen.
- Vor Ort: Du (oder dein IT-Partner) achtest auf Updates, planst sie ein, machst Backups und prüfst, ob das System gesund ist.
- Cloud: Das erledigt der Anbieter. Deine Konfiguration — Nutzer, Anrufrouting, Passwörter — gehört weiter dir, die Server darunter nicht.
Wenn in deinem Team niemand diesen Job will, nimmt die Cloud ihn dir ab.
Homeoffice und mehrere Standorte
Eine Cloud-PBX ist von Haus aus von überall erreichbar. Wer im Homeoffice arbeitet, meldet sich in der App an oder steckt ein Tischtelefon ein, und alles funktioniert wie im Büro. Ein zweiter Standort sind einfach mehr Leute auf demselben System.
Eine Anlage vor Ort kann das alles auch, aber du musst sie von außen erreichbar machen — Firewall-Regeln, VPNs oder ein Fernzugriffsdienst — und das sicher halten. Für ein Team, das oft außer Haus ist, summiert sich diese Arbeit. Mehr dazu in Eine Telefonanlage für Homeoffice und hybrides Arbeiten.
Sprachqualität und Internet
Beide Arten von PBX verbinden sich heute meist über einen SIP-Trunk per Internet mit dem Telefonnetz. Der Unterschied ist, wo deine Telefone mit der PBX sprechen: über dein Büronetz (vor Ort) oder über das Internet (Cloud).
Für eine Cloud-Telefonanlage heißt das:
- eine stabile Verbindung mit genug Upload-Bandbreite für die Gespräche, die ihr gleichzeitig führt;
- ein Router, der Sprachdaten gut verarbeitet — und sie nicht stört;
- einen Plan für den Fall, dass die Leitung ausfällt, etwa Anrufe aufs Handy umzuleiten.
Mit einem guten Geschäftsanschluss ist das kein Problem. Mit einem unzuverlässigen bring zuerst die Verbindung in Ordnung — egal, welche PBX du wählst.
Wann sich eine Anlage vor Ort noch lohnt
Eine Anlage vor Ort passt besser, wenn:
- Vorschriften oder Verträge verlangen, dass alle Telefontechnik in deinem eigenen Gebäude steht;
- dein Standort schlechtes oder unzuverlässiges Internet hat, das du nicht verbessern kannst;
- du eigene Leute hast, die schon Server betreiben und volle Kontrolle wollen;
- du spezielle Hardware hast — Türsprechstellen, Durchsagen, analoge Leitungen —, die lokal angeschlossen werden muss (wobei vieles davon über Gateways auch mit einer Cloud-PBX funktioniert).
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen trifft nichts davon zu, und die Cloud ist die einfachere Wahl.
Von der Anlage vor Ort in die Cloud wechseln
Der Umzug ist weniger Arbeit, als er klingt. Deine Rufnummern gehören deinem Telefonanschluss- oder SIP-Trunk-Anbieter, nicht der PBX, also können sie mitkommen. Ein typischer Plan: Richte die Cloud-PBX neben der alten ein, leg Nutzer und Anrufrouting neu an, teste mit einer vorübergehenden Nummer und stell dann um, indem du deinen Trunk umleitest oder deine Nummern portierst. Du verlässt 3CX? Crane baut dein Setup aus einem 3CX-Backup auf Yeastar nach.
Bei PBXfactory
PBXfactory bietet Yeastar P-Series Cloud im Enterprise Plan als gehostete Cloud-Telefonanlage an. Wir betreiben sie in unserer Cloud, spielen Yeastars Firmware- und Sicherheitsupdates ein (routinemäßige in angekündigten Wartungsfenstern, dringende Sicherheitsfixes früher) und überwachen, dass sie läuft. Du konfigurierst sie und bindest deinen eigenen SIP-Trunk an. Sie kostet 4,99 € pro Seat und Monat oder 54,99 € pro Seat und Jahr, mindestens 2 Seats, Preise zzgl. MwSt. — mit 3 Tagen kostenlosem Test für die erste PBX deines Unternehmens, bis zu 10 Seats. Siehe Preise.