Die meisten Cloud-Telefonanlagen werben mit einer einzigen Zahl: dem Preis pro Nutzer und Monat. Die Zahl ist nützlich, aber sie ist nicht deine Telefonrechnung. Um zu wissen, was eine Cloud-Telefonanlage pro Nutzer kostet, musst du die Teile drumherum dazurechnen — und prüfen, was der beworbene Preis tatsächlich enthält.
Was der Preis pro Nutzer abdeckt
Der Preis pro Nutzer (oder pro Seat) bezahlt die Telefonanlage selbst: die PBX-Software, das Hosting, die Wartung und die Funktionen des gewählten Plans. Typischerweise heißt das:
- eine Nebenstelle, Voicemail und ein App-Login für jeden Nutzer;
- Anrufrouting: Rufgruppen, Warteschleifen, Sprachmenüs, Geschäftszeiten;
- die Apps für Computer und Handy;
- Updates, Backups und den laufenden Betrieb.
Was ein „Nutzer" ist, unterscheidet sich. Manche Anbieter zählen jede Nebenstelle, manche nur namentliche Nutzer, manche begrenzen, wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können. Lies die Definition, bevor du Preise vergleichst.
Die Kosten außerhalb des Seat-Preises
Diese Posten machen aus einem günstigen Lockpreis eine größere Rechnung:
| Kosten | Wer sie berechnet | Einmalig oder laufend |
|---|---|---|
| Rufnummern | Dein SIP-Trunk-Anbieter | Meist laufend, pro Nummer oder Nummernblock |
| Gesprächsgebühren | Dein SIP-Trunk-Anbieter | Pro Minute oder in einem Tarif gebündelt |
| Trunk-Kanäle | Dein SIP-Trunk-Anbieter | Manche Anbieter berechnen pro gleichzeitigem Gespräch |
| Tischtelefone und Headsets | Telefonhändler, dein IT-Partner | Einmalig |
| Hilfe bei Einrichtung und Konfiguration | Dein Anbieter oder ein IT-Partner | Einmalig oder laufend |
| Internetanschluss | Dein Internetanbieter | Laufend (hast du wahrscheinlich schon) |
Manche Anbieter bündeln Nummern und Gespräche in den Seat-Preis; andere, wie wir, überlassen das einem SIP-Trunk-Anbieter deiner Wahl. Bündel sind einfacher. Separate Trunks lassen dich Nummern in den Ländern wählen, die du brauchst, und Tarife, die zu deinem Telefonierverhalten passen. Unser Leitfaden zu SIP-Trunks erklärt, worauf du achten solltest.
Seats und gleichzeitige Gespräche
Wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können, ist genauso wichtig wie die Zahl deiner Leute. Ein kleines Vertriebsteam telefoniert vielleicht komplett gleichzeitig; ein Büro mit zwanzig Personen hat selten mehr als ein paar Gespräche auf einmal. Prüf zwei Grenzen:
- Die Grenze der Telefonanlage — bei PBXfactory legt die Zahl der Seats fest, wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können.
- Die Grenze des Trunks — die Zahl der Kanäle, die dein SIP-Trunk erlaubt.
Wartende Anrufer in einer Warteschleife sind auch laufende Gespräche. Wenn du eine volle Warteschleife hast, plane beide Grenzen entsprechend.
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, ihr seid ein Team von 8 Leuten, und alle brauchen eine Nebenstelle. Bei PBXfactory:
| Monatliche Abrechnung | Jährliche Abrechnung | |
|---|---|---|
| Preis pro Seat | 4,99 € pro Monat | 54,99 € pro Jahr |
| 8 Seats | 39,92 € pro Monat | 439,92 € pro Jahr |
| Über 12 Monate | 479,04 € | 439,92 € |
Preise zzgl. MwSt. Dazu kommen die Gebühren deines SIP-Trunk-Anbieters für Nummern und Gespräche sowie Telefone oder Headsets, die du kaufst. Viele Teams starten mit den Apps und einem Headset und kaufen Tischtelefone nur für den Empfang oder für Vieltelefonierer.
Stellst du im vierten Monat zwei Leute ein, fügst du zwei Seats hinzu; die zusätzlichen Seats werden anteilig bis zum Ende deines Abrechnungszeitraums berechnet. Geht jemand, entfernst du einen Seat, und die ungenutzte Zeit wird dir gutgeschrieben.
Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest
Bevor du etwas unterschreibst, frag:
- Gibt es eine Einrichtungsgebühr? Und gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist?
- Was zählt als Nutzer? Und wie viele Gespräche können gleichzeitig laufen?
- Welche Funktionen brauchen einen höheren Plan oder ein Add-on? Gesprächsaufzeichnung, Warteschleifen, CRM-Anbindung und KI-Funktionen sind typische Aufpreise.
- Sind Nummern und Gespräche enthalten? Wenn ja, zu welchen Tarifen und in welchen Ländern? Wenn nicht, kannst du deinen eigenen Anbieter mitbringen?
- Was deckt der Support ab? Das System am Laufen zu halten ist das eine; dir bei der Konfiguration zu helfen ist oft etwas anderes und wird extra berechnet.
- Kannst du die Seats jederzeit ändern? Und was passiert mit dem Geld, wenn du reduzierst?
Mit einem Anbieter, der diese Fragen auf seiner Preisseite beantwortet, lässt sich leichter planen als mit einem, der dafür ein Verkaufsgespräch braucht.
Bei PBXfactory
Ein Seat — ein Nutzer mit eigener Nebenstelle — kostet 4,99 € pro Monat oder 54,99 € pro Jahr, mindestens 2 Seats, Preise zzgl. MwSt. Es gibt keine Einrichtungsgebühr. Seats lassen sich jederzeit anteilig hinzufügen oder entfernen, und du kündigst zum Ende deines bezahlten Zeitraums. Die erste PBX deines Unternehmens startet mit 3 Tagen kostenlosem Test für bis zu 10 Seats: Deine Karte wird hinterlegt, aber nicht belastet, und wenn du während der Testphase kündigst, wird nichts berechnet.
Support dafür, dass deine PBX läuft und erreichbar ist, für Updates, Aktivierung, Abrechnung und das Portal ist inklusive. Die PBX selbst zu konfigurieren — Nebenstellen, Trunks, Sprachmenüs, Warteschleifen — ist es nicht; dafür gibt es Yeastars Dokumentation, deinen IT-Partner oder unsere kostenpflichtigen Support-Pakete. Alles Weitere steht auf der Preisseite.