Quando una parte del tuo team lavora da casa, da un bar o da un altro paese, il centralino ha un compito semplice: chi chiama deve raggiungere la persona giusta al solito numero, e nessuno deve dare in giro il proprio cellulare privato. Un centralino cloud è fatto per questo, perché già in partenza non vive in ufficio. Ecco a cosa pensare.
Cosa serve a un team da remoto in un centralino
- Un'unica identità aziendale: le chiamate escono con il numero dell'azienda e arrivano all'interno di ogni persona — ovunque si trovi.
- Dispositivi che funzionano ovunque: app su portatili e cellulari, e telefoni fissi da collegare a casa.
- Presenza: prima di trasferire una chiamata, i colleghi vedono chi è disponibile, chi è al telefono e chi è assente.
- Instradamento che conosce l'ora: orari d'ufficio, festività e, per i team sparsi, i fusi orari.
- Qualità delle chiamate sulla connessione di casa: abbastanza buona da non farsi notare dai clienti.
Softphone, app mobile o telefono fisso?
La maggior parte dei team usa un mix. Una guida veloce:
| App desktop o web | App mobile | Telefono fisso | |
|---|---|---|---|
| Ideale per | Lavoro alla scrivania, in ufficio e a casa | Chi si sposta, personale sul campo | Chi telefona molto, reception |
| Serve | Un computer e una cuffia | Uno smartphone | Corrente, una porta di rete, un po' di configurazione |
| Punti di forza | Click-to-call, chat, presenza, contatti a schermo | Sempre con te; chiamate di lavoro sul tuo telefono | Affidabile, ottimo audio, tasti fisici |
| Attenzione a | L'audio del portatile — usa una cuffia | Batteria, dati mobili o copertura Wi-Fi | Un dispositivo in più da comprare e spedire |
Su Yeastar P-Series le app Linkus girano su Windows, macOS, web, iOS e Android. Mostrano la presenza dei colleghi, includono la chat del team e permettono di trasferire, parcheggiare e registrare le chiamate. L'app mobile usa le notifiche push, così le chiamate raggiungono le persone anche quando l'app non è aperta.
Telefoni fissi a casa e nei piccoli uffici
Un telefono fisso non deve per forza stare nella sede principale. I telefoni IP dei produttori supportati da Yeastar si possono configurare da remoto con l'auto provisioning: assegni il telefono a un interno nel PBX, e lui recupera le impostazioni via internet quando viene collegato. Nessuno deve digitare indirizzi di server su un telefono nel salotto di qualcuno. Vedi scegliere i telefoni IP da scrivania per un centralino cloud per sapere cosa guardare.
Per una filiale con diversi telefoni, l'Onsite Proxy di Yeastar gira nella rete della filiale stessa; i telefoni lì presenti possono essere configurati e raggiunti in sicurezza attraverso di esso, senza aprire porte sul router.
Se i colleghi condividono le scrivanie, l'hot desking permette a ognuno di accedere a qualsiasi telefono con il proprio interno.
Qualità delle chiamate sulla connessione di casa
Le chiamate richiedono poca banda ma una connessione stabile. La maggior parte dei problemi di qualità a casa nasce dalla rete, non dal centralino:
- Usa una cuffia. Fa più differenza di qualsiasi impostazione.
- Preferisci il cavo per telefoni fissi e computer, oppure siediti vicino al router Wi-Fi.
- Attenzione ai grossi upload — backup nel cloud, caricamento di video — sulla stessa connessione durante le chiamate.
- Sulle reti mobili, alcuni operatori o reti Wi-Fi pubbliche disturbano le chiamate via internet. Le versioni recenti di Linkus possono far passare le chiamate in un tunnel cifrato verso il PBX, il che aiuta proprio in questa situazione.
Se una persona continua ad avere problemi, prova prima la sua connessione, poi eventualmente cambia qualcosa sul PBX.
Presenza, orari d'ufficio e fusi orari
Con il lavoro da remoto è più difficile vedere chi c'è, quindi lascia che sia il centralino a mostrarlo. Chiedi alle persone di tenere aggiornato il loro stato in Linkus, così i colleghi trasferiscono le chiamate solo a chi è libero. Usa orari d'ufficio e festività per cambiare l'instradamento fuori dall'orario di lavoro, e manda le chiamate alla casella vocale o a un collega reperibile invece di lasciarle squillare a vuoto.
Per i team in più paesi, Yeastar P-Series supporta più fusi orari: orari d'ufficio, festività e condizioni orarie possono seguire l'ora locale delle persone a cui si applicano.
Tienilo al sicuro
Un centralino raggiungibile da ovunque richiede un po' di disciplina:
- usa password robuste e uniche per il pannello di amministrazione e per gli interni;
- rimuovi interni e accessi alle app appena qualcuno se ne va;
- limita le chiamate internazionali e verso numeri a sovrapprezzo a chi ne ha bisogno;
- imposta limiti di spesa o destinazioni bloccate con il tuo operatore di trunk SIP, se li offre.
Su PBXfactory
PBXfactory vende Yeastar P-Series Cloud con il piano Enterprise, comprese le app Linkus per web, desktop, iOS e Android. Facciamo girare il PBX sul nostro cloud, applichiamo gli aggiornamenti di Yeastar e lo teniamo d'occhio, così al tuo team servono solo una connessione internet e un dispositivo. Configurare interni, telefoni e instradamento fa parte della configurazione del PBX — possono aiutarti la documentazione di Yeastar o i nostri pacchetti di supporto a pagamento. I seat — un utente con il suo interno — costano 4,99 € al mese o 54,99 € all'anno, minimo 2 seat, prezzi IVA esclusa; il primo PBX della tua azienda parte con 3 giorni di prova gratuita fino a 10 seat. Vedi i prezzi.