Ogni sistema telefonico aziendale ha bisogno di un PBX — il centralino che instrada le chiamate alle persone giuste. La vera domanda è dove gira e chi se ne occupa. Un centralino on-premise vive nel tuo edificio (o su un tuo server) e lo gestisce il tuo team. Un centralino cloud vive in un data center e lo gestisce un provider. Le funzioni possono essere identiche; il lavoro e i costi no.
In breve
| Centralino cloud | Centralino on-premise | |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Poco o nulla | Hardware o server, licenze, installazione |
| Costi ricorrenti | Per utente, al mese o all'anno | Manutenzione, contratti di assistenza, il tuo tempo |
| Aggiornamenti e patch di sicurezza | Li applica il provider | Li applichi tu o il tuo partner IT |
| Aggiungere utenti | Cambi un numero | Possono servire altre licenze o altro hardware |
| Smart working | Integrato | Possibile, ma l'accesso remoto lo configuri tu |
| Dipende da | La tua connessione internet | Il tuo edificio, la corrente e l'hardware |
Costi: acquisto iniziale o abbonamento
Un centralino on-premise è un acquisto: un apparato o un server, le licenze software, spesso l'installazione da parte di un partner, più i telefoni. Dopo paghi la manutenzione e chi lo tiene in funzione — anche se si tratta di "quello in ufficio che conosce la password".
Un centralino cloud trasforma tutto questo in un abbonamento per utente. Non compri hardware e non paghi una capacità che forse ti servirà tra cinque anni. Il rovescio della medaglia: paghi ogni mese finché lo usi. Se confronti le due soluzioni su più anni, includi i costi che non compaiono in fattura — il tempo del personale, la sostituzione dell'hardware, la chiamata all'assistenza quando qualcosa si rompe di venerdì.
Chi lo tiene in funzione
È la differenza che si sottovaluta. Un centralino è software, e il software ha bisogno di aggiornamenti — nuove funzioni, correzioni di bug e soprattutto patch di sicurezza. I centralini raggiungibili da internet sono un bersaglio preferito delle frodi telefoniche: chi riesce a entrare può fare costose chiamate internazionali a tue spese.
- On-premise: tu (o il tuo partner IT) segui gli aggiornamenti, li pianifichi, fai i backup e controlli che il sistema stia bene.
- Cloud: se ne occupa il provider. La configurazione resta tua — utenti, instradamento delle chiamate, password — ma non i server sottostanti.
Se nel tuo team nessuno vuole quel compito, il cloud te lo toglie.
Smart working e più sedi
Un centralino cloud è raggiungibile da ovunque per definizione. Chi lavora da casa accede all'app o collega un telefono da scrivania, e funziona come in ufficio. Una seconda sede è solo qualche persona in più sullo stesso sistema.
Anche un centralino on-premise può fare tutto questo, ma devi renderlo raggiungibile dall'esterno — regole del firewall, VPN o un servizio di accesso remoto — e mantenerlo sicuro. Per un team spesso fuori ufficio, quel lavoro si accumula. Ne parliamo in un centralino per lo smart working e il lavoro ibrido.
Qualità delle chiamate e internet
Oggi entrambi i tipi di centralino si collegano di solito alla rete telefonica via internet tramite un trunk SIP. La differenza è dove i tuoi telefoni parlano con il centralino: sulla rete dell'ufficio (on-premise) o via internet (cloud).
Per un centralino cloud questo significa:
- una connessione stabile con abbastanza banda in upload per le chiamate che fai contemporaneamente;
- un router che gestisca bene il traffico voce — e che non lo disturbi;
- un piano per quando la linea cade, come inoltrare le chiamate ai cellulari.
Con una buona connessione aziendale non è un problema. Con una connessione inaffidabile, sistema prima quella — qualunque centralino tu scelga.
Quando l'on-premise ha ancora senso
L'on-premise è la scelta migliore quando:
- regole o contratti impongono che tutte le apparecchiature telefoniche stiano nel tuo edificio;
- la tua sede ha una connessione internet scarsa o instabile che non puoi migliorare;
- hai personale interno che gestisce già server e vuole il pieno controllo;
- hai hardware particolare — citofoni, sistemi di diffusione sonora, linee analogiche — che deve collegarsi in locale (anche se molti di questi funzionano con un centralino cloud tramite gateway).
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese nessuno di questi punti vale, e il cloud è la scelta più semplice.
Passare dall'on-premise al cloud
Il passaggio richiede meno lavoro di quanto sembri. I tuoi numeri appartengono al tuo operatore di linea o di trunk SIP, non al centralino, quindi possono venire con te. Un piano tipico: configuri il centralino cloud accanto al vecchio, ricrei utenti e instradamento delle chiamate, fai le prove con un numero temporaneo, poi punti il tuo trunk o porti i tuoi numeri per fare il passaggio. Lasci 3CX? Crane ricrea la tua configurazione su Yeastar a partire da un backup 3CX.
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