Wenn ein Teil deines Teams von zu Hause, aus dem Café oder aus einem anderen Land arbeitet, hat die Telefonanlage eine einfache Aufgabe: Anrufer sollen die richtige Person unter der gewohnten Nummer erreichen, und niemand soll seine private Handynummer herausgeben müssen. Eine Cloud-Telefonanlage ist genau dafür gebaut, denn sie steht ja ohnehin nicht im Büro. Das solltest du planen.
Was ein verteiltes Team von einer Telefonanlage braucht
- Eine geschäftliche Identität: Anrufe gehen mit der Firmennummer raus und kommen auf der Nebenstelle der jeweiligen Person an — wo auch immer sie ist.
- Geräte, die überall funktionieren: Apps auf Laptops und Handys und Tischtelefone, die man zu Hause einstecken kann.
- Präsenz: Kollegen sehen, wer verfügbar, im Gespräch oder abwesend ist, bevor sie einen Anruf weiterleiten.
- Routing, das die Uhrzeit kennt: Geschäftszeiten, Feiertage und, bei verteilten Teams, Zeitzonen.
- Sprachqualität über das Internet zu Hause: gut genug, dass Kunden nichts merken.
Softphone, Mobil-App oder Tischtelefon?
Die meisten Teams nutzen eine Mischung. Eine kurze Orientierung:
| Desktop- oder Web-App | Mobil-App | Tischtelefon | |
|---|---|---|---|
| Am besten für | Schreibtischarbeit im Büro und zu Hause | Leute unterwegs, Außendienst | Vieltelefonierer, Empfang |
| Braucht | Einen Computer und ein Headset | Ein Smartphone | Strom, einen Netzwerkanschluss, etwas Einrichtung |
| Stärken | Click-to-Call, Chat, Präsenz, Kontakte auf dem Bildschirm | Immer dabei; Geschäftsanrufe auf dem eigenen Handy | Zuverlässig, toller Klang, echte Tasten |
| Achte auf | Laptop-Audio — nimm ein Headset | Akku, mobile Daten oder WLAN-Abdeckung | Ein Gerät mehr, das gekauft und verschickt werden muss |
Bei Yeastar P-Series laufen die Linkus-Apps auf Windows, macOS, im Web, auf iOS und Android. Sie zeigen die Präsenz der Kollegen, enthalten einen Team-Chat und lassen dich Gespräche weiterleiten, parken und aufzeichnen. Die Mobil-App nutzt Push-Benachrichtigungen, sodass Anrufe die Leute auch erreichen, wenn die App nicht geöffnet ist.
Tischtelefone zu Hause und in kleinen Büros
Ein Tischtelefon muss nicht im Hauptbüro stehen. IP-Telefone der Hersteller, die Yeastar unterstützt, lassen sich aus der Ferne automatisch provisionieren: Du ordnest das Telefon in der PBX einer Nebenstelle zu, und es holt sich seine Einstellungen übers Internet, sobald es eingesteckt wird. Niemand muss im Wohnzimmer eines Kollegen Serveradressen in ein Telefon tippen. Worauf du achten solltest, steht in IP-Tischtelefone für eine Cloud-PBX auswählen.
Für eine Niederlassung mit mehreren Telefonen läuft Yeastars Onsite Proxy im eigenen Netz der Niederlassung; die Telefone dort lassen sich darüber sicher provisionieren und erreichen, ohne Ports am Router zu öffnen.
Teilen sich Kollegen Schreibtische, können sich die Leute per Hot Desking mit ihrer eigenen Nebenstelle an jedem Telefon anmelden.
Sprachqualität über das Internet zu Hause
Gespräche brauchen wenig Bandbreite, aber eine stabile Verbindung. Die meisten Qualitätsprobleme zu Hause kommen vom Netz, nicht von der Telefonanlage:
- Nutze ein Headset. Das bringt mehr als jede Einstellung.
- Nimm lieber ein Kabel für Tischtelefone und Computer, oder setz dich in die Nähe des WLAN-Routers.
- Achte auf große Uploads — Cloud-Backups, Video-Uploads — auf derselben Verbindung während Gesprächen.
- In Mobilfunknetzen stören manche Anbieter oder öffentliche WLANs die Internettelefonie. Neuere Linkus-Versionen können Gespräche durch einen verschlüsselten Tunnel zur PBX leiten — genau in dieser Situation hilft das.
Hat eine Person immer wieder Probleme, teste zuerst ihre Verbindung, bevor du irgendetwas an der PBX änderst.
Präsenz, Geschäftszeiten und Zeitzonen
Im Homeoffice sieht man schlechter, wer gerade da ist — lass es also die Telefonanlage zeigen. Bitte die Leute, ihren Status in Linkus aktuell zu halten, damit Kollegen Anrufe nur an jemanden weiterleiten, der frei ist. Nutze Geschäftszeiten und Feiertage, um das Routing außerhalb der Arbeitszeit umzuschalten, und schick Anrufe an die Voicemail oder an eine Kollegin in Rufbereitschaft, statt sie ins Leere klingeln zu lassen.
Für Teams in mehreren Ländern unterstützt Yeastar P-Series mehrere Zeitzonen: Geschäftszeiten, Feiertage und Zeitbedingungen können der Ortszeit der Leute folgen, für die sie gelten.
Sicher bleiben
Eine Telefonanlage, die von überall erreichbar ist, braucht ein bisschen Disziplin:
- nutze starke, einmalige Passwörter für das Admin-Panel und für Nebenstellen;
- entferne Nebenstellen und App-Zugänge, sobald jemand das Unternehmen verlässt;
- beschränke Auslands- und Mehrwertnummern auf die Leute, die sie brauchen;
- richte bei deinem SIP-Trunk-Anbieter Ausgabenlimits oder gesperrte Ziele ein, wo er das anbietet.
Bei PBXfactory
PBXfactory bietet Yeastar P-Series Cloud im Enterprise Plan an, einschließlich der Linkus-Apps für Web, Desktop, iOS und Android. Wir betreiben die PBX in unserer Cloud, spielen Yeastars Updates ein und behalten sie im Blick — dein Team braucht nur eine Internetverbindung und ein Gerät. Nebenstellen, Telefone und Routing einzurichten ist PBX-Konfiguration — Yeastars Dokumentation oder unsere kostenpflichtigen Support-Pakete helfen dir dabei. Seats — ein Nutzer mit eigener Nebenstelle — kosten 4,99 € pro Monat oder 54,99 € pro Jahr, mindestens 2 Seats, Preise zzgl. MwSt.; die erste PBX deines Unternehmens startet mit 3 Tagen kostenlosem Test für bis zu 10 Seats. Siehe Preise.