Quand une partie de ton équipe travaille de chez elle, d'un café ou d'un autre pays, le standard téléphonique a une mission simple : les appelants doivent joindre la bonne personne au numéro habituel, et personne ne devrait avoir à donner son mobile privé. Un IPBX cloud est fait pour ça, parce qu'il ne vit pas au bureau au départ. Voici ce qu'il faut prévoir.
Ce dont une équipe à distance a besoin
- Une seule identité professionnelle : les appels sortent avec le numéro de l'entreprise et arrivent sur l'extension de chacun — où qu'il soit.
- Des appareils qui marchent partout : des applications sur ordinateur et mobile, et des téléphones de bureau qu'on peut brancher à la maison.
- La présence : les collègues voient qui est disponible, en ligne ou absent avant de transférer un appel.
- Un routage qui connaît l'heure : horaires d'ouverture, jours fériés et, pour les équipes dispersées, fuseaux horaires.
- Une bonne qualité d'appel sur Internet à domicile : assez bonne pour que les clients ne remarquent rien.
Softphone, application mobile ou téléphone de bureau ?
La plupart des équipes mélangent. Un petit guide :
| Application de bureau ou web | Application mobile | Téléphone de bureau | |
|---|---|---|---|
| Idéal pour | Le travail au bureau et à domicile | Les personnes en déplacement, les équipes terrain | Les gros utilisateurs du téléphone, l'accueil |
| Il faut | Un ordinateur et un casque | Un smartphone | Du courant, un port réseau, un peu de configuration |
| Points forts | Click-to-call, chat, présence, contacts à l'écran | Toujours sur toi ; les appels pros sur ton propre téléphone | Fiable, excellent son, vraies touches |
| Points d'attention | L'audio de l'ordinateur portable — utilise un casque | Batterie, données mobiles ou couverture Wi-Fi | Un appareil de plus à acheter et à expédier |
Sur Yeastar P-Series, les applications Linkus fonctionnent sous Windows, macOS, sur le web, iOS et Android. Elles affichent la présence des collègues, incluent un chat d'équipe et permettent de transférer, parquer et enregistrer les appels. L'application mobile utilise les notifications push, donc les appels arrivent même quand l'application n'est pas ouverte.
Téléphones de bureau à domicile et dans les petites agences
Un téléphone de bureau n'a pas besoin d'être au siège. Les téléphones IP des fabricants pris en charge par Yeastar peuvent être provisionnés automatiquement à distance : tu associes le téléphone à une extension dans le PBX, et il récupère ses paramètres via Internet dès qu'il est branché. Personne n'a à taper des adresses de serveur dans un téléphone au milieu d'un salon. Voir bien choisir ses téléphones IP pour un IPBX cloud pour les critères.
Pour une agence avec plusieurs téléphones, l'Onsite Proxy de Yeastar tourne dans le réseau de l'agence ; les téléphones sur place peuvent être provisionnés et joints de façon sécurisée à travers lui, sans ouvrir de ports sur le routeur.
Si des collègues partagent des bureaux, le hot desking permet à chacun de se connecter à n'importe quel téléphone avec sa propre extension.
La qualité d'appel sur Internet à domicile
Les appels demandent peu de bande passante, mais une connexion régulière. La plupart des problèmes de qualité à domicile viennent du réseau, pas du standard :
- Utilise un casque. Ça change plus de choses que n'importe quel réglage.
- Préfère le câble pour les téléphones de bureau et les ordinateurs, ou installe-toi près du routeur Wi-Fi.
- Surveille les gros envois — sauvegardes cloud, envois de vidéos — sur la même connexion pendant les appels.
- Sur les réseaux mobiles, certains opérateurs ou réseaux Wi-Fi publics perturbent les appels par Internet. Les versions récentes de Linkus peuvent faire passer les appels par un tunnel chiffré jusqu'au PBX, ce qui aide justement dans ce cas.
Si une personne a sans cesse des problèmes, teste d'abord sa connexion avant de toucher quoi que ce soit au PBX.
Présence, horaires d'ouverture et fuseaux horaires
Le télétravail rend plus difficile de voir qui est là : laisse le standard le montrer. Demande à chacun de tenir son statut à jour dans Linkus, pour que les collègues ne transfèrent des appels qu'à quelqu'un de disponible. Utilise les horaires d'ouverture et les jours fériés pour changer le routage en dehors du temps de travail, et envoie les appels vers la messagerie vocale ou un collègue d'astreinte au lieu de les laisser sonner dans le vide.
Pour les équipes réparties dans plusieurs pays, Yeastar P-Series prend en charge plusieurs fuseaux horaires : horaires d'ouverture, jours fériés et conditions horaires peuvent suivre l'heure locale des personnes concernées.
Garde-le sécurisé
Un standard joignable de partout demande un peu de discipline :
- utilise des mots de passe forts et uniques pour le panneau d'administration et les extensions ;
- supprime les extensions et l'accès aux applications dès que quelqu'un part ;
- réserve les appels internationaux et surtaxés aux personnes qui en ont besoin ;
- fixe des plafonds de dépenses ou des destinations bloquées chez ton opérateur de trunk SIP, s'il le propose.
Sur PBXfactory
PBXfactory vend Yeastar P-Series Cloud avec le plan Enterprise, applications Linkus pour le web, l'ordinateur, iOS et Android comprises. Nous faisons tourner le PBX sur notre cloud, appliquons les mises à jour de Yeastar et le surveillons : ton équipe n'a besoin que d'une connexion Internet et d'un appareil. Configurer les extensions, les téléphones et le routage relève du paramétrage du PBX — la documentation de Yeastar ou nos forfaits de support payants peuvent t'aider. Les postes — un utilisateur avec sa propre extension — coûtent 4,99 € par mois ou 54,99 € par an, 2 postes minimum, prix hors TVA ; le premier PBX de ton entreprise démarre avec un essai gratuit de 3 jours jusqu'à 10 postes. Voir les tarifs.